SELAMAT MENYABUT HARI NATAL BAGI RAKAN - RAKAN  PENGANUT AGAMA KRISTIAN. SEMOGA KASIH DAN SAYANG SESAMA INSAN DI MUKA BUMI INI DAPAT DIREALISASIKAN

Selamat bercuti kepada teman-teman Penolong Kanan Petang. Sila beri maklumbalas terhadap blog kita.
                                                                                         Muhamad Ali Bin Harun
                                                    - Pengerusi Majlis Perhubungan Penolong Kanan Petang -

Majlis Perhubungan Penolong Kanan Petang mengucapkan Selamat Menyambut Awal Muharam kepada semua warga pendidik

KOLOKIUM KEPIMPINAN PENOLONG KANAN PETANG DAERAH PASIR GUDANG

Bacaaan doa oleh Ustaz Alfaidel bin Abdullah

Ucapan alu-aluan oleh Pengerusi Majlis Perhubungan PK Petang PG, En. Muhamad Ali bin Harun.

Pelancaran Blog PK Petang PG oleh Pen PPD Pasir Gudang ,En. Supiandi bin Yusof.

KEPIMPINAN TRANSFOMASIONAL PEMIMPIN PERTENGAHAN

1.0 Pengenalan

Pengurus pertengahan (middle managers) merupakan kumpulan pengurus peringkat kedua dalam hieraki sesebuah organisasi. Peranan dan kedudukan mereka penting kerana mereka merupakan kumpulan pengurusan yang menjadi penghubung di antara pengurus atasan dengan kumpulan pengurusan barisan hadapan atau kumpulan operasi. Mereka membantu pihak pengurusan atasan membuat perancangan strategik dan melaksanakan perancangan tersebut bagi mencapai misi dan visi organisasi. Dalam masa yang sama kumpulan pengurus pertengahan berperanan menyelaraskan aktiviti-aktiviti kumpulan barisan hadapan (operasi). Dalam konteks organisasi pendidikan (sekolah) pengurus atasan ialah Pengetua yang merupakan sumber autoriti di sekolah. Autoriti ialah kuasa organisasi pada jawatan-jawatan tertentu yang mengandungi hak untuk mengarah, bertindak,membuat keputusan dan menggunakan sumber-sumber organisasi. Dalam amalan pengurusan, Pengetua menurunkan autoriti kepada kumpulan pengurus pertengahan yang terdiri daripada Guru Penolong Kanan, Penolong Kanan Hal Ehwal Murid,Penolong Kanan Kokurikulum, Penolong Kanan Petang dan Guru Kanan Mata Pelajaran. Penurunan autoriti itu mengikut spesifikasi tugas dan tanggungjawab dalam lingkungan sempadan yang ditetapkan.

Setiap kumpulan pengurus pertengahan ini telah ditetapkan bidang tugas mereka dansempadan autoriti mereka dalam pengurusan sekolah. Kecekapan dan keberkesanan mereka mengurus bidang masing-masing banyak dipengaruhi oleh sejauh mana penguasaan mereka terhadap fungsi-fungsi pengurusan organisasi dan sejauh manakah mereka memiliki kemahiran yang perlu ada kepada seseorang pengurus pertengahan.Tujuan penulisan ini adalah untuk menjelaskan betapa pentingnya kumpulan pengurusan pertengahan menguasai fungsi-fungsi pengurusan dan kemahiran - kemahiran seperti kemahiran kemanusiaan, kemahiran teknikal dan kemahiran membuat keputusan.

2.0 Definisi Pengurusan

Pengurusan organisasi telah diberi pelbagai definisi dari berbagai-bagai sudut pandangan. Pendefinisian ini banyak bergantung kepada mengapa dan apakah fungsi sesebuah organisasi itu beroperasi. Menurut Goodman (2007) pengurusan merupakan proses mentadbir dan mengkordinasikan sumber-sumber secara berkesan dan cekap dalam usaha untuk mencapai matlamat organisasi.

Dalam konteks pengurusan sekolah definisi yang diberikan Goodman dapat dirumuskan sebagai proses menterjemahkan dasar,arahan dan melaksanakan dasar dan arahan tersebut dengan mengkoordinasikan sumber-sumber yang ada (guru,staf sokongan,kewangan dan teknologi) secara cekap dan berkesan bagi mencapai misi dan visi sekolah. Oleh kerana sekolah merupakan institusi pendidikan yang menterjemah dan melaksanakan dasar dan pelan tindakan Kementerian Pelajaran, maka sudah semestinyalah misi dan visi sesebuah sekolah selari dengan misi dan visi Kementerian Pelajaran Malaysia. Di peringkat sekolah, hieraki pengurusan boleh dibahagikan kepada tiga peringkat iaitu :

(a) Pengurusan Atasan ( Pengetua)

(b) Pengurusan Pertengahan ( Guru Penolong Kanan,Guru Penolong Kanan Hal Ehwal

Murid,Guru Penolong Kanan Kokurikulum,Penolong Kanan Petang dan Guru Kanan Mata Pelajaran) dan,

(c) Pengurusan Lini atau pengurusan barisan hadapan (terdiri daripada ketua panitia,ketua-ketua unit di bawah unit hal ehwal murid, ketua-ketua unit di bawah unit kokurikulum dan Pengerusi-pengerusi Jawatankuasa Khas Sekolah).

Pengurus atasan melihat organisasi secara keseluruhan, membuat dan merumus dasar organisasi ,menterjemah dan melaksanakan dasar dan arahan Jabatan Pelajaran dan Kementerian Pelajaran. Mereka mengarah supaya kesemua arahan dan dasar tersebut dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Pada amalannya, tugas dan tanggungjawab pengurus atasan ini banyak dibantu oleh pengurus pertengahan. Pengurus pertengahan merupakan kumpulan pengurus yang menjadi penghubung di antara pengurus atasan dengan pengurus lini dan bahagian operasi. Fungsi utama mereka ialah menyediakan dan menggerakkan sumber-sumber (pengurusan bawahan, kewangan dan teknologi) secara cekap dan berkesan. Kecekapan bermaksud kemampuan pengurus dan pekerja melaksanakan segala aktiviti atau kerja dalam organisasi dengan cara yang terbaik melebihi apa yang telah dirancang atau dipertanggungjawabkan kepada mereka. Sementara keberkesanan pula merupakan kemampuan pengurus dan pekerja melakukan segala aktiviti yang telah dirancang agar maltamat organisasi dapat dicapai. Mereka juga membuat pemantauan prestasi dan mengkoordinasikan aktiviti unit-unit di bawah mereka bagi memastikan matlamat organisasi tercapai.

Dalam hubungan dengan persekitaran luaran pula, pengurus pertengahan bertindak sebagai pegawai perhubungan kepada organisasi. Mereka perlu sentiasa ada maklumat terkini mengenai program dan aktiviti unit-unit lain dalam organisasi. Melihat kepada pentingnya peranan pengurus pertengahan dalam menggerakkan organisasi, amatlah wajar mereka memiliki dan menguasai beberapa kemahiran yang pastinya akan membantu menjadikan mereka sebagai pemimpin yang cekap dan berkesan.

3.0 Kemahiran Pengurusan

Jackson ( 1987 ) mencadangkan pengurus pertengahan memiliki beberapa kemahiran yang akan membantu mereka berperanan sebagai kumpulan kedua dalam hieraki pengurusan organisasi. Kemahiran yang beliau cadangkan ialah kemahiran konseptual, kemahiran teknikal, kemahiran kemanusiaan dan kemahiran membuat keputusan. Kemahiran-kemahiran tersebut sebenarnya kemahiran asas yang wajib dikuasai dan diaplikasi oleh pengurusan atasan dalam pentadbiran dan kepimpinan mereka. Tetapi, oleh sebab pengurus pertengahan juga turut terlibat dalam proses perancangan, pengawalan, kepimpinan dan penstafan maka sudah semestinyalah mereka juga turut wajib menguasai dan dapat mengaplikasikan kemahiran-kemahiran berkenaan proses pengurusan organisasi sekolah.

4.0 Kemahiran Koseptual

Kemahiran konseptual merupakan kemahiran intelek ,kemahiran lisan dan kemahiran melihat organisasi secara keseluruhan dan dapat melihat perkaitan antara setiap unit dalam organisasi ( Jackson 1987 ). Melalui kemahiran konseptual ini, pengurus boleh mengenalpasti perubahan yang berlaku dalam satu unit akan memberi kesan kepada unit-unit yang lain dan organisasi keseluruhannya. Dengan kemahiran ini mereka dapat mengambil langkah pencegahan lebih awal bagi menghadapi sebarang kemungkinan sekiranya berlaku perubahan dalaman ataupun luaran organisasi.

5.0 Kemahiran Teknikal

Kemahiran teknikal merupakan kemahiran berfikir secara sistematik. Kemahiran ini merupakan kebolehan pengurus mengaplikasikan kaedah-kaedah, prosedur dan teknik dalam sesuatu bidang tertentu. Mereka mahir menganalisis sesuatu bidang tugas, menganalisis data, manual kerja dan prosedur kerja.

6.0 Kemahiran Kemanusiaan

Kemahiran kemanusiaan merupakan kemahiran yang paling utama perlu dimiliki oleh pengurus pertengahan kerana salah satu peranan pengurus pertengahan ialah mereka menjadi penghubung dan mengkoordinasi antara pengurus atasan dengan pengurus lini dan pekerja operasi. Secara amnya kemahiran kemanusiaan ialah kemahiran berkerja dengan berkesan dengan orang lain. Melalui kemahiran ini pengurus hendaklah memiliki kemahiran berkomunikasi khususnya komunikasi dua hala. Mereka hendaklah menghormati pendapat dan idea pekerja, prihatin terhadap masalah pekerja dan sebagai pemudahcara dalam penyelesaian masalah anggota kerja bawahannya.

Dicadangkan beberapa tip komunikasi berkesan yang boleh diamalkan oleh pengurus

pertengahan agar mereka disenangi yang akhirnya nanti mudah mempengaruhi pekerja

bawahannya :

· Bercakap dengan ikhlas dan jujur akan memberi kesan yang mendalam kepada pendengar.

· Jangan mencelah ketika orang lain bercakap.

· Lakukan sendiri segala perkara baik yang kita sarankan. Orang lain akan percaya kepada kita.

· Tunjukkan minat kepada apa yang orang lain nyatakan kepada kita.

· Dengar perkara yang dinyatakan bukan semata-mata cara perkara itu dinyatakan.

· Komunikasi yang paling baik ialah komunikasi dua hala.

· Bercakap dengan fakta menyokong. Jangan bercakap terlalu umum atau berdasarkan

andaian.

· Fahami dulu perkara yang hendak kita nyatakan.

· Gunakan humor dalam komunikasi tetapi berhati-hati jangan timbulkan humor sensitif.

· Gunakan bahasa badan yang sesuai dengan percakapan.

· Tunjukkan minat terhadap orang yang dilawan berkomunikasi. Perhatikan wajahnya

semasa berkomunikasi.

· Apabila mesej tidak jelas, minta penjelasan.

· Fikir dahulu sebelum bercakap.

· Belajar cara berkomunikasi dengan orang yang berjaya

· Sentiasa berwatak kemas dan segak.

· Tidak pentingkan tujuan peribadi. Utamakan kepentingan ramai.

· Jangan alihkan isu yang sedang diperbualkan dengan isu yang tiada kaitan.

· Jangan suka merungut.

· Murah dengan penghargaan. Ikhlas memuji dan beri penghargaan.

7.0 Kemahiran Membuat Keputusan

Satu lagi kemahiran yang penting dikuasai oleh pengurus pertengahan ialah kemahiran membuat keputusan. Dalam amalan pengurusan harian, banyak perkara yang perlu diurus oleh seseorang pengurus. Dalam keadaan tertentu seseorang pengurus pertengahan dikehendaki membuat keputusan yang segera berkaitan dengan tugas mereka. Mereka perlu membuat keputusan dengan sistematik ,cepat,dan cekap mengesan tanda-tanda dan punca-punca sesuatu masalah dan mengatasinya. Dalam konteks ini Bateman & Snell( 1996) telah mengemukan satu modul langkah-langkah

membuat keputusan.

8.0 Langkah-Langkah membuat keputusan

8.1 Langkah pertama : mengenalpasti masalah utama yang mesti diselesaikan. Perkara ini bukanlah mudah.Pengurus hendaklah mencari elemen yang kritikal sebelum tindakan pembetulan dibuat. Timbulkan andaian apakah kebaikan dan keburukan sekiranya tindakan pembetulan tidak diambil.

8.2 Langkah kedua : menganalisis masalah yang telah dikenalpasti. Masalah diklasifikasikan berdasarkan fakta yang diperolehi. Pengurus perlu mahir menganalisis masalah dan mengklasifikasikannya.

8.3 Langkah ketiga : memilih alternatif penyelesaian masalah. Alternatif yang paling konkrit perlu diambil. Ada masanya tidak mengambil apa-apa tindakan pembetulan juga merupakan satu alternatif dan merupakan suatu keputusan. Dalam keadaan tertentu tidak mengambil apa-apa keputusan            juga dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi. Setelah mendefinisikan, mengenalpasti, mengklasifikasikan dan menganalisis masalah, pengurus perlu membuat keputusan yang terbaik. Memilih alternatif terbaik bukanlah satu perkara yang mudah. Banyak aspek yang perlu diambil kira; pemikiran perlu imaginatif, kreatif dan berani menanggung risiko. Keputusan yang telah diambil akan dilaksanakan oleh pengurus pertengahan. Oleh itu mereka yang akan melaksanakan keputusan itu perlu dilibatkan sama dalam proses membuat keputusan supaya keputusan itu dilaksanakan dengan lebih berkesan.

8.4 Langkah terakhir ialah menilai pelaksanaan keputusan. Sekumpulan maklumat perlu diperolehi oleh Pengurus sebelum sesuatu keputusan dibuat dan dilaksanakan. Maklumbalas positif dan negatif perlu diperolehi. Maklumbalas positif ialah keputusan itu perlu diteruskan dan maklumbalas negatif ialah halangan yang dihadapi, sumber kewangan, sumber manusia, faktor masa, keupayaan melaksana. Penilaian perlu untuk Pengurus merancang atau mengkaji semula impak kepada keputusan yang telah mereka ambil.

9.0 Penutup

Selain memiliki kemahiran yang telah dibincangkan, pengurus pertengahan hendaklah mengenalpasti secara jelas analisis tugas dan tanggungjawab mereka. Mereka hendaklah jelas dengan kedudukan mereka dalam carta organisasi sekolah. Dengan pemahaman yang jelas ini akan membantu pengurus pertengahan mengenal pasti sempadan kuasa, aliran autoriti dan fungsi mereka dalam organisasi sekolah. Ini sudah tentu akan melancarkan pentadbiran dan pengurusan sekolah. Dalam pada itu pengurusan atasan hendaklah melaksanakan konsep pengupayaan kepada pengurusan pertengahan supaya mereka terlibat sama dalam proses membuat keputusan, penetapan matlamat, dan penyelesaian masalah dalam organisasi sekolah.

Rujukan:

Bateman & Snell .(1996). Management Building Competitive Advantages. 3th. Ed.United

State of America : The Mirror.

Goodman,et.al .(2007). Management Challenges For Tomorrow’s Leaders . South Western : China.

John H.Jackson & Vernon A.Musselman . ( 1987 ). Business : Contemporary Concepts And Practices . Prentice-Hall Internsational Editions : USA

Sonia Blandford . ( 2009 ). Panduan Pengurus Peringkat Pertengahan Di Sekolah. Institut Terjemahan Negara Malaysia : Kuala Lumpur.

Pusat Perkembangan Kurikulum . (2001) . Kepimpinan Dan Pengurusan Kurikulum Sekolah :Kuala Lumpur.